Déclarer le camp dans Desk

Déclare ton camp via Desk, notre base de données administratives en ligne, avant le 20 avril 2020. 

Points d'attention 2020

 

Étant toujours en attente des décisions du Conseil national de Sécurité concernant les activités d'été, il est possible que vous réfléchissiez à la possibilité d’annuler les camps de votre côté. N’hésitez pas à consulter les ressources que nous avons produites pour vous aider dans la réflexion.


Nouvelle case dans Desk 

Pour rendre la chose possible d’un point de vue administratif, et pour nous permettre un meilleur suivi, nous avons d'ores et déjà mis en place une nouvelle option dans Desk, te permettant de refuser un camp en raison du Covid-19. Avant d'éventuellement prendre une telle décision, nous te conseillons de prendre avis auprès des staffs et parents concernés. Cette nouvelle option se trouve dans la partie « Accord Animateur d’unité » > « Accord ANU ».


Deux possibilités s’offrent à toi :

1. Le camp est annulé en raison du Covid-19 ?

  • Coche la case « Je ne donne pas mon accord en raison du Covid-19 » et clique sur la disquette pour sauver.

2. La section change son projet de camp en raison du Covid-19 

  • Coche la case « Je ne donne pas mon accord en raison du Covid-19 » et clique sur la disquette pour sauver.
  • Envoie un e-mail à lesscouts@lesscouts.be en précisant la section. Nous lui créerons un nouveau camp vide pour qu’elle puisse déclarer son nouveau projet de camp.
Pourquoi avons-nous ajouté cette case ?
 

Nous avons besoin de savoir si tu refuses un camp pour des raisons pédagogiques ou si tu le refuses en raison de la situation particulière liée au Coronavirus. 

De plus, modifier toutes les étapes d’encodage d’un camp dans Desk va être fastidieux pour les staffs et ils ne peuvent d’ailleurs plus le faire s’ils ont déjà validé leur camp. Il faut donc repartir sur une nouvelle déclaration vide.

Qui remplit la déclaration ?

  • La déclaration de camp est généralement remplie par l’animateur responsable, mais peut l'être également par un animateur de section.
  • L’animateur responsable s’identifie dans Desk et sélectionne le menu spécifique Camps été.
  1. Teste ton accès à Desk et contacte le 21 si ça ne fonctionne pas.
  2. Pour le 20 avril au plus tard, termine ta déclaration de camp dans Desk. Ton animateur d’unité pourra alors la valider. Si ton camp n’est pas validé par ton animateur d’unité, ton camp ne sera pas reconnu comme un camp de notre fédération. Les participants au camp ne seront dès lors pas assurés.
  3. Début juin, rappelle à ton animateur d’unité d’encoder les intendants dans Desk.
  4. Après le camp, renseigne la participation effective des animateurs et des scouts dans Desk et renvoie le formulaire de demande de subsides à l’ONE avant le 30 septembre.
  1. En conseil d'unité, explique les démarches administratives pour les camps et discute du Code qualité de l’animation (CQA) avec tes staffs. Profitez-en pour le signer, si ce n'est pas encore fait. ;-)
  2. Vérifie que le compte bancaire de l’unité renseigné dans Desk est correct.
  3. Avant le 20 avril, assure-toi que les sections déclarent leur camp dans Desk et que chaque membre de staff ait signé son CQA.
  4. Avant le 31 mai, marque ton accord/désaccord pour le départ en camp de chaque section de ton unité. 
  5. Avant le départ en camp, déclare les intendants dans Desk.
  6. Après les camps, assure-toi que les staffs remplissent bien les demandes de subsides à renvoyer à l’ONE avant le 30 septembre.

Du nouveau chez les unités soeurs

Quelles infos dois-je déclarer ?

1. Infos générales

  • unité, section
  • nom et descriptif du camp
  • type de camp (choix entre fixe ou itinérant)
  • type de logement (choix entre : sous toit, sous tente, mixte)
  • prix du camp
  • indiquer si la section organise un camp avec une autre section (ex : ZZ001L2)

4. Infos ONE

  • nombre de douches/bain, lits, extincteurs et sorties de secours de l’endroit de camp

Ton camp peut-il bénéficier des subsides ONE ?

2. Dates

  • dates de début et de fin du camp
  • éventuelles dates de début et de fin de pré ou postcamp (moment où les scouts ne sont pas présents)

5. Infos DNF

Via un module simple, nous te demanderons de positionner ton endroit de camp sur Google Map. Cela nous permettra, entre autres, d’informer le DNF de ta venue si ton camp se déroule en Région wallonne. L’agent forestier te contactera par la suite.

3. Endroit de camp

  • nom et adresse du propriétaire et adresse du camp
  • contrat de location signé
  • choix de l’adresse de courrier
  • nom, coordonnées (GSM) et fonction de la personne de contact sur le camp (par défaut, c'est animateur responsable de section qui est renseigné)

6. Validation

Une fois ton camp déclaré, c’est à l’animateur d’unité de donner son accord pour que le camp ait lieu. Il peut également réserver sa décision s’il estime avoir besoin d’être rassuré sur la manière dont ton staff va s’organiser. Il peut même refuser que le camp se fasse s’il n’est pas convaincu qu’il pourra se dérouler dans de bonnes conditions.

Avant le camp
  • Vérifie le listing de tes membres (intendants compris).
  • Inscris tes membres comme participants à ton camp.
  • Complète les paiements des participants.
Après le camp

Le camp pourra ainsi être reconnu comme stage pratique et comptabilisé dans le parcours de formation. Tu pourras aussi bénéficier des subsides ONE et les parents pourront bénéficier d’une déductibilité fiscale et d’un éventuel remboursement de leur mutuelle.