CONSEILS PRATIQUES POUR DES RÉUNIONS EN PRÉSENTIEL COVID-PROOF !

Voici quelques conseils et pistes pratiques pour t’aider à organiser au mieux et sans stress les réunions scoutes et la vie de l’unité lors des prochaines semaines.

Cette liste n’est certainement pas exhaustive et la créativité de ton CU regorge sans doute d’autres idées d’adaptations pertinentes. Quoi que vous décidiez de mettre en place, veillez toujours à respecter les mesures sanitaires incombant aux activités extra-scolaires.

En tant que membre d’équipe d’unité, c’est ton rôle de veiller à ce que l’organisation et les adaptations que vous aurez choisies (si possible en CU) soient comprises et respectées par les animateurs et les scouts sur le terrain. 

Rappel des 3 obligations
  1. La taille maximale des groupes est fixée à 10 participants (animateurs non compris).
  2. Les groupes doivent être strictement séparés.
  3. Un registre des présences doit être tenu pour faciliter le travail de tracing en cas d'apparition d'un cas positif au sein du groupe.
  • Stabilité et taille des groupes : organiser tous les groupes en avance via un système d'inscription préalable (via Google forms par exemple), pour éviter l'afflux massif de scouts au démarrage de la réunion et les risques de mélange avant la division en petits groupes. Ne pas improviser à la sortie des voitures !
  • Séparation des groupes : mettre tout en œuvre pour que les groupes soient strictement séparés et ne se croisent jamais : 
    • multiplier et dissocier les lieux de réunions ;
    • décaler les horaires ;
    • utiliser un planning partagé (tableau Excel dans un Drive d’unité par exemple) permettant de savoir où et quand se trouvent les autres groupes voire même de réserver un lieu pour une tranche horaire précise. Exemple : “Le groupe 1 sera dans le petit bois de 14h30 à 15h30”. 
  • Registre des présences : utiliser un fichier partagé (tableau Excel dans un Drive d’unité par exemple). Ainsi chaque animateur en charge d’un groupe de 10 peut instantanément et très facilement compléter le registre (à l’aide de son smartphone). De son côté, l’équipe d’unité a un accès aisé, rapide et permanent aux données en cas de besoin pour le tracing. Effacer les données après 15 jours (conformément au Règlement général sur la protection des données).
  • Desk :
    • ne désinscrire personne ;
    • ne pas faire pas de réorganisation dans les groupes (comme précédemment pour les bulles de 50 ou de 20).


Retrouve ici des conseils pour aider à diviser ses grands groupes en groupes de 10. 

  • Kiss & Drive : à l’arrivée et au départ du lieu de réunion, délimiter très clairement une zone dans laquelle les parents peuvent déposer/récupérer leur enfant sans entrer en contact.  
  • Prévoir des marquages au sol, de la rubalise, des affiches, des pancartes, des cônes... bref, tout ce qui permettra de délimiter et signaler cette zone sans ambiguïté.
  • Désigner une personne (avec masque et gilet fluo) en charge de faire respecter la zone Kiss & Drive.
  • Pour les enfants : activités de préférence en extérieur (dans la mesure du possible). 
  • Pour les adolescents : activités en extérieur uniquement. N’autoriser que l’accès individuel aux sanitaires.
  • Multiplier les lieux extérieurs de réunions (plaine, bois, parc, prairie, cours d’école, etc.) pour faire cohabiter les groupes en prenant le moins de risque possible de croisements.
  • Contacter la commune, des associations locales ou les agriculteurs voisins pour obtenir l’autorisation d'occuper d’autres lieux extérieurs à proximité de votre lieu habituel. 
  • Accueil extérieur : aménager si possible les abords des locaux pour permettre un accueil extérieur, mais à l’abri des éléments (préau, tonnelles, chapiteaux).
  • La commune et les associations locales peuvent aussi être pourvoyeuses de ce type d’équipement.
  • Chapiteau : ne monter que les toitures sans mettre les bâches de côté afin de ne pas recréer un espace confiné non ventilé !
  • Si plusieurs groupes de 10 partagent une même aire d’activité (plaine, bois, etc.), organiser des zones distinctes à l’aide de rubalise, cônes, bâtons-repères, etc. S’assurer que chaque participant connaisse sa zone et la respecte.
  • Selon les configurations, désinfecter les espaces entre chaque groupe.
  • Si nécessaire, prévoir des zones d’attente marquées au sol (comme aux abords des écoles et des commerces).
  • Organiser les réunions en horaires décalés permet de solutionner le partage des espaces trop petits (que pour être subdivisés en plusieurs zones distinctes).
  • Envisager d’étendre les réunions à d’autres jours et heures  que ceux retenus habituellement.
    • Ainsi, on peut imaginer qu’une troupe de 30 éclaireurs qui a coutume de se réunir le samedi de 14h à 17h, fixe rendez-vous au premier groupe de 10 le samedi de 10h à 13h, au second groupe le samedi de 14h à 17h et au dernier groupe le dimanche. 
    • Donner la possibilité aux parents de choisir la tranche horaire au moment de remplir les formulaires de participation aux réunions.
  • Avoir un planning partagé (tableau Excel dans un Drive d’unité par exemple) permettant de savoir où et quand se trouvent les autres groupes voire même de réserver un lieu pour une tranche horaire précise. Exemple : “Le groupe 1 sera dans le petit bois de 14h30 à 15h30”.
  • Prévoir du savon et du papier à usage unique.
  • Prévoir du gel hydroalcoolique.
  • Avoir un stock de masques à disposition en cas d’oubli ou de masque dégradé.
  • Désinfecter le matériel d’une réunion à l’autre.
  • Désinfecter le matériel d’un groupe à l’autre.
  • Organiser un système de bacs ou de zones “SAFE/NOT SAFE” où les scouts peuvent déposer le matériel désinfecté/à désinfecter à la fin de son utilisation.
  • Objets perdus/trouvés : prendre des photos des objets trouvés après les réunions et les partager sur vos canaux de communication (FB, site web, Insta, etc.), ou mettre le “bac des objets trouvés” dans la zone Kiss & Drive afin que les parents puissent y jeter un œil facilement (+ mettre gel hydroalcoolique à disposition).
  • Les animateurs se répartissent dans les groupes (le staff est divisé selon le nombre de groupes défini cette semaine-là). Le nombre d’animateurs par groupe de 10 s'effectue selon le bon sens et l'esprit de la règle.
  • S’il n’y a pas suffisamment d’animateurs dans le staff, celui-ci peut faire appel à d’autres ressources humaines de l’unité (autres animateurs, équipe d’unité, routiers...) si et seulement si ceux-ci n’ont pas d’activité avec leur groupe la même semaine . Ces personnes doivent bien sûr être membres chez nous, et donc inscrites dans Desk (principalement pour une question d'assurance).
  • D’une semaine à l’autre, un animateur peut animer des groupes différents.
  • Les animateurs sont invités à être rattachés à un seul et même groupe de 10 au cours d’une même semaine. Néanmoins, et le moins souvent possible, un animateur pourrait animer, si nécessaire et pour assurer un encadrement de qualité, plusieurs groupes au cours d’une même semaine. Dans ce cas, il veillera à espacer ces temps d’animation le plus possible et à mettre en place toutes les mesures d’hygiène nécessaires.
  • Attribuer des rôles clairs et précis : celui ou celle qui gère l’accueil, qui anime en attendant que tout le groupe soit là, qui gère la zone Kiss & Drive...
  • Informer les animateurs des modalités à suivre pour compléter le registre et s’assurer qu’ils le tiennent bien à jour.
  • Inviter les animateurs à remplir un tableau de partage des espaces et à se coordonner.
  • Mettre sur pied quelques actions fun et sympas pour garder du lien au sein du CU malgré la distance et le non contact : un poster où ils peuvent se laisser des messages, une gift-box, un challenge social, etc. 
  • Désigner au sein de l’équipe d’unité des personnes référentes pour chaque groupe afin que les animateurs (s’ils se retrouvent seuls à encadrer un groupe par exemple) sachent qui contacter en cas de problème important (blessé, malade, perdu, etc.).
  • Communiquer les aménagements au préalable aux scouts et aux parents ainsi que les consignes d’accueil sur les lieux de réunions. N’hésite pas à consulter cette page qui te donnera des conseils spécifiques à propos de la communication.
  • Prendre le temps d’expliquer les mesures et l’organisation mise en place par l’unité (via un mail d’unité, vos réseaux sociaux, etc.) favorise en général l’adhésion du plus grand nombre.
  • Prévoir des sondages avec les parents pour recueillir leurs impressions et leurs suggestions (Facebook, Instagram, Wooclap, Google Forms...).
  • Si des parents ont malgré tout besoin de parler avec les animateurs > respecter les gestes barrières : distanciation, port du masque, pas de contacts, échange limité à maximum 15 minutes, en extérieur. 
  • Organiser les temps d’activités pour que ceux-ci permettent à tous les membres de continuer à vivre du scoutisme, en plein air ou derrière son écran. La page Garder du lien présente une série de conseils et bonnes pratiques pour y arriver.
  • Proposer aux animateurs de présenter les nouvelles mesures et les adaptations nécessaires sous la forme d’un jeu ou d’une activité fun. Cela pourrait d’ailleurs être préparé par l’équipe d’unité afin d’être certain que le même message passe auprès de chaque groupe.
  • Lors de la 1re réunion en groupe de 10, expliquer l’importance de respecter les plus petits groupes.
  • Utiliser des talkie-walkie (ou une application telle que Zello) peut être pratique. Par exemple, pour prévenir qu’un parent arrive, communiquer avec un autre groupe tout en respectant le non-contact, etc.
  • Penser à recycler les jeux et activités, il n'est pas nécessaire de prévoir des activités différentes pour chaque groupe.